v1.0 · 08.08.2026
Fecha: 27.09.2026 Ámbito de aplicación: RGPD Art. 13, 14 Responsable del tratamiento: flowgeist
Responsable del tratamiento de datos en la plataforma flowgeist DMS (flowgeist-dms.de) es:
flowgeist Titular: Ralf Carsjens Eidamshauser Straße 13 40822 Mettmann Alemania
Correo electrónico: info@flowgeist.de Protección de datos: datenschutz@flowgeist.de
Esta política de privacidad informa sobre el tratamiento de datos personales por parte de la plataforma flowgeist DMS (European Dealer Management System para concesionarios y grupos de concesionarios). La plataforma está dirigida a empresas (B2B) y es operada por flowgeist.
En la medida en que flowgeist trate datos personales de los clientes finales y empleados del concesionario por encargo del cliente, esto se realiza sobre la base de un contrato de encargado del tratamiento (AVV) conforme al Art. 28 RGPD; para estos datos, el cliente respectivo (concesionario/grupo de concesionarios) es el responsable del tratamiento.
Según el alcance de servicios contratado, la plataforma trata las siguientes categorías de datos personales:
| Categoría | Descripción | Ejemplos |
|---|---|---|
| Datos maestros | Datos de identificación y contacto | Nombre, apellido, correo electrónico, nombre de empresa, dirección, número de teléfono |
| Datos de clientes del concesionario | Datos de los clientes finales del cliente (encargo del tratamiento) | Nombre, datos de contacto, asignación de vehículo, historial de compra/servicio |
| Datos de vehículos y de negocio | Datos sobre vehículos y transacciones | VIN, datos del vehículo, ofertas, contratos, órdenes de servicio |
| Datos de personal | Datos de los empleados del cliente | Nombre, rol, horarios de trabajo, datos de comisiones |
| Datos de acceso | Datos de autenticación | Keycloak/OIDC, hash de contraseña (scrypt), secreto TOTP, token de sesión, roles de usuario |
| Documentos | Archivos cargados o archivados | Contratos, pruebas documentales, certificados (Mayan EDMS) |
| Datos de auditoría | Registro de accesos al sistema | Horas de inicio de sesión, acciones ejecutadas, direcciones IP, identificadores de usuario |
| Datos de comunicación | Notificaciones a través del sistema de notificaciones embebido | Notificaciones por correo electrónico/push (Novu, auto-alojado) |
El tratamiento de datos personales se realiza para las siguientes finalidades:
El tratamiento se realiza sobre las siguientes bases jurídicas:
| Base jurídica | Ámbito de aplicación |
|---|---|
| Art. 6 apdo. 1 let. b RGPD | Ejecución del contrato — provisión de la plataforma SaaS para el cliente |
| Art. 6 apdo. 1 let. f RGPD | Interés legítimo — seguridad operativa, registro de auditoría, detección de abusos |
| Art. 28 RGPD | Encargo del tratamiento — tratamiento de los datos de clientes finales y empleados del cliente por encargo |
| Destinatario | Sede | Finalidad | Transferencia a terceros países |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Alemania (Falkenstein) | Alojamiento de la plataforma (Docker en un solo servidor) | Ninguna (UE) |
Los demás componentes de la plataforma (PostgreSQL, Keycloak, MinIO, OpenSearch, ClickHouse, Kafka, Valkey, Temporal, Novu, Mayan EDMS, ERPNext, Kimai, APISIX, Infisical, SigNoz) se operan como componentes open source embebidos en la propia infraestructura de Hetzner de flowgeist y no constituyen destinatarios externos.
Integraciones opcionales (configuradas por el cliente): A través del Integration Hub pueden activarse, por iniciativa del cliente, interfaces a sistemas de terceros — en particular conectores OEM (BMW, Mercedes-Benz, VAG, Stellantis, entre otros), STAR, DAT/Schwacke, DATEV, PEPPOL, bancos y operadores de redes de carga. Solo tras la activación por el cliente pueden transmitirse datos personales al sistema de terceros respectivo; el operador correspondiente es él mismo responsable del tratamiento.
El tratamiento primario de datos personales se realiza en Alemania (Hetzner Online GmbH, Falkenstein). En el funcionamiento estándar no se produce ninguna transferencia a terceros países.
El tratamiento de IA se realiza exclusivamente en modelos residentes en la UE (regiones EU de Azure OpenAI o modelos auto-alojados); no se produce transmisión a servicios públicos de IA fuera de la UE.
En el caso de integraciones configuradas por el cliente (p. ej., portales OEM, DATEV, PEPPOL), la vía de transmisión depende de la configuración del cliente correspondiente; posibles vinculaciones a terceros países se coordinan con el cliente antes de la activación.
Los datos personales se conservan durante la vigencia de la relación contractual. Tras la finalización del contrato, los datos se eliminan tras un período de gracia de 30 días, salvo que se opongan obligaciones legales de conservación (en particular plazos de derecho mercantil y fiscal, p. ej., § 147 AO, § 257 HGB, así como requisitos GoBD para el archivo de documentos).
Le corresponden los derechos de los arts. 15–21 RGPD (acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad de datos, oposición). Cuando el tratamiento se base en el consentimiento, puede revocarlo en cualquier momento con efecto para el futuro.
Si usted es cliente final o empleado de un concesionario que utiliza flowgeist DMS, diríjase para ejercer sus derechos al concesionario correspondiente (responsable del tratamiento); flowgeist apoya al responsable en el marco del AVV.
Para ejercer sus derechos, diríjase a: datenschutz@flowgeist.de
No se produce toma de decisiones automatizada en el sentido del Art. 22 RGPD. La capa de IA genera sugerencias e insights con aprobación human-in-the-loop; no se toman decisiones vinculantes de forma automatizada.
La plataforma utiliza exclusivamente cookies técnicamente necesarias o mecanismos de sesión (autenticación mediante Keycloak/OIDC). No se utilizan cookies de análisis, cookies de marketing ni herramientas de seguimiento. La monitorización operativa se realiza mediante SigNoz auto-alojado en infraestructura propia.
Los clientes serán informados con antelación sobre modificaciones sustanciales.
flowgeist — Correo electrónico: datenschutz@flowgeist.de
Tiene derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control de protección de datos. Es competente en particular la Comisionada Estatal de Protección de Datos y Libertad de Información de Renania del Norte-Westfalia (LDI NRW), Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf.
| Versión | Fecha | Cambios principales |
|---|---|---|
| 1.0 | 27.09.2026 | Versión inicial para flowgeist DMS (verificado en código contra flowgeist-dms / EuroDMS) |
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