v1.2 · 08.08.2026
Versión: 08.08.2026 Versión: 1.0 Ámbito de aplicación: Art. 28 RGPD, Art. 32 RGPD, Art. 82 RGPD Partes contratantes: flowgeist (Encargado del tratamiento) ↔ Titular de la guardería (Responsable del tratamiento)
Este Contrato de encargado del tratamiento (AVV) concreta las obligaciones de las partes en materia de protección de datos en el marco del uso de la plataforma flowgeist KITA. Completa los Términos y condiciones (AGB) vigentes entre las partes y las condiciones de uso subyacentes. En caso de contradicción entre este AVV y otras disposiciones contractuales, prevalece este AVV en el ámbito del tratamiento por encargo en el sentido del Art. 28 RGPD.
Responsable del tratamiento (cliente):
Nombre/denominación: ___________________________ Dirección: ___________________________ Persona autorizada para representar: ___________________________ Correo electrónico: ___________________________
Encargado del tratamiento:
flowgeist Titular: Ralf Carsjens Eidamshauser Straße 13 40822 Mettmann Alemania Correo electrónico: info@flowgeist.de
(1) El objeto de este contrato es la provisión y utilización de la plataforma flowgeist KITA como plataforma de gestión de guarderías. La plataforma comprende las siguientes funciones:
El Encargado del tratamiento procesa datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento exclusivamente siguiendo sus instrucciones y en el marco de este contrato.
(2) Este contrato se aplica durante la duración del uso de la plataforma flowgeist KITA. Finaliza con la terminación de la relación de uso por rescisión o por otro motivo. Las disposiciones sobre la supresión y devolución de datos conforme al § 3 Apdo. 7 de este contrato siguen siendo aplicables también después de la finalización de este contrato.
(1) Categorías de datos personales:
(2) Personas afectadas:
(3) Finalidades del tratamiento:
(4) Naturaleza del tratamiento:
(1) Confidencialidad (Art. 28 Apdo. 3 let. b RGPD): El Encargado del tratamiento procesa datos personales exclusivamente siguiendo las instrucciones del Responsable del tratamiento, incluida la transmisión y supresión de datos, salvo que el tratamiento sea exigido por el derecho de la Unión o de los Estados miembros. El Encargado del tratamiento obliga a todas las personas encargadas del tratamiento de datos personales a mantener la confidencialidad conforme al Art. 28 Apdo. 3 let. b RGPD y al Art. 29 RGPD.
(2) Medidas técnicas y organizativas (Art. 32 RGPD): El Encargado del tratamiento adopta las medidas técnicas y organizativas necesarias conforme al Art. 32 RGPD para garantizar un nivel de protección adecuado al riesgo. Las medidas incluyen en particular:
La descripción detallada de las TOMs se incluye en el anexo «Referencia TOMs» así como en el documento TOMs separado.
(3) Subencargados del tratamiento: El Encargado del tratamiento emplea exclusivamente como subencargado del tratamiento a:
No se emplean otros subencargados del tratamiento. No se produce ninguna transferencia de datos a terceros países. Todos los procesos de tratamiento se realizan en Alemania (centro de datos de Falkenstein). Redis se opera como caché en memoria localmente en el servidor y no constituye un subencargado del tratamiento.
(4) Asistencia en los derechos de las personas interesadas (Art. 28 Apdo. 3 let. e RGPD): El Encargado del tratamiento asiste al Responsable del tratamiento en el cumplimiento de los derechos de las personas afectadas conforme a los Art. 15 a 22 RGPD, en particular mediante la provisión de las funciones necesarias para el acceso, rectificación, supresión, limitación y portabilidad de datos.
(5) Asistencia en la evaluación de impacto relativa a la protección de datos (Art. 28 Apdo. 3 let. f RGPD): El Encargado del tratamiento asiste al Responsable del tratamiento en la realización de una evaluación de impacto relativa a la protección de datos (EIPD) conforme al Art. 35 RGPD, en la medida en que sea necesario. Esto se aplica en particular debido al tratamiento de categorías especiales de datos personales (Art. 9 RGPD).
(6) Notificación de violaciones de la protección de datos (Art. 33 RGPD): El Encargado del tratamiento notifica al Responsable del tratamiento sin demora, a más tardar dentro de las 24 horas siguientes a la toma de conocimiento, cualquier violación de la protección de datos personales que afecte al Responsable del tratamiento. La notificación incluye al menos:
(7) Supresión y devolución: Tras la finalización de los encargos de tratamiento o a petición del Responsable del tratamiento, el Encargado del tratamiento suprime todos los datos personales tras el vencimiento de un período de gracia de 30 días desde la solicitud, salvo que existan obligaciones legales de conservación que se opongan a ello. El plazo de solicitud es de 30 días desde la finalización de la relación contractual.
Plazos de conservación:
| Categoría de datos | Plazo | A continuación |
|---|---|---|
| Datos básicos de menores | 30 días de solicitud + 30 días de gracia | Supresión |
| Datos de salud | 30 días de solicitud + 30 días de gracia | Supresión |
| Registros de auditoría | 3 años desde su creación | Supresión |
| Facturas | 10 años (§ 147 AO) | Supresión |
(8) Vinculación a instrucciones (Art. 28 Apdo. 3 let. a RGPD): El Encargado del tratamiento documenta y cumple todas las instrucciones del Responsable del tratamiento. Las instrucciones que infrinjan el derecho vigente, en particular el RGPD, serán comunicadas por el Encargado del tratamiento al Responsable del tratamiento sin demora por escrito o en forma de texto. El Encargado del tratamiento está autorizado a suspender la ejecución de la instrucción hasta que el Responsable del tratamiento la confirme o adapte.
(1) Licitud del tratamiento: El Responsable del tratamiento asume la responsabilidad exclusiva de la licitud del tratamiento de datos personales conforme a los Art. 6 y 9 RGPD. Esto se aplica en particular al tratamiento de categorías especiales de datos personales conforme al Art. 9 RGPD (en particular datos de salud). El Responsable del tratamiento garantiza que, antes de la introducción de datos de salud, se haya obtenido y documentado el consentimiento correspondiente de los tutores legales conforme al Art. 9 Apdo. 2 let. a RGPD.
(2) Información a las personas afectadas: El Responsable del tratamiento informa a las personas afectadas (menores a través de sus tutores legales, padres, personal) conforme a los Art. 13 y 14 RGPD sobre el tratamiento de sus datos personales por parte de la plataforma flowgeist KITA.
(3) Evaluación de impacto relativa a la protección de datos (EIPD): Debido al tratamiento de categorías especiales de datos personales (Art. 9 RGPD) y al tratamiento de datos de personas menores de edad, el Responsable del tratamiento debe realizar una evaluación de impacto relativa a la protección de datos conforme al Art. 35 RGPD, siempre que exista un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas físicas. El Encargado del tratamiento asiste al Responsable del tratamiento en este sentido.
(4) Cooperación con la autoridad de control: El Responsable del tratamiento coopera, en el marco de las obligaciones legales, con la autoridad de control de protección de datos competente (LDI NRW) y proporciona la información necesaria.
(1) El Responsable del tratamiento tiene derecho a controlar el cumplimiento de las medidas técnicas y organizativas por parte del Encargado del tratamiento. Esto incluye el derecho a inspeccionar la documentación de las TOMs y a realizar auditorías, que deben anunciarse con una antelación razonable (al menos 4 semanas).
(2) El Encargado del tratamiento se compromete a informar sin demora al Responsable del tratamiento sobre cambios significativos en las medidas técnicas y organizativas, en caso de que puedan afectar al nivel de protección.
(3) El Encargado del tratamiento pone a disposición del Responsable del tratamiento, a petición suya, las pruebas necesarias del cumplimiento de las obligaciones conforme al Art. 28 RGPD.
No se produce ninguna transferencia de datos a terceros países en el sentido de los Art. 44 y siguientes del RGPD. Todos los procesos de tratamiento, incluidos el alojamiento, la base de datos y la copia de seguridad, se realizan exclusivamente en Alemania (Hetzner Online GmbH, centro de datos de Falkenstein). No se emplean subencargados del tratamiento fuera de la Unión Europea o del Espacio Económico Europeo.
(1) El Encargado del tratamiento responde de forma ilimitada por los daños basados en una infracción intencional o gravemente negligente de sus obligaciones por parte del Encargado del tratamiento, sus representantes legales o auxiliares de cumplimiento.
(2) En caso de negligencia leve, el Encargado del tratamiento solo responde por la infracción de obligaciones cardinales, es decir, aquellas obligaciones cuyo cumplimiento permite en primer lugar la ejecución correcta del contrato y cuya observancia el Responsable del tratamiento puede confiar habitualmente. En este caso, la responsabilidad se limita al daño típico contractual y previsible, como máximo a un importe de 12.000 EUR por caso de daño.
(3) En caso de pérdida de datos, el Encargado del tratamiento solo responde por el esfuerzo necesario para la restauración de los datos, si y en la medida en que el Responsable del tratamiento haya cumplido debidamente sus obligaciones de copia de seguridad. La responsabilidad se limita al daño típico contractual y previsible.
(4) En caso de negligencia leve queda excluida la responsabilidad por daños indirectos, en particular daños consecuentes como lucro cesante, interrupción de la actividad o pérdida de datos comerciales.
(5) Las limitaciones de responsabilidad anteriores no se aplican a daños por lesiones de la vida, el cuerpo o la salud.
(6) En la medida en que la responsabilidad conforme al Art. 82 RGPD (responsabilidad y indemnización de daños) se imponga al Encargado del tratamiento, se aplican las disposiciones legales. Cualquier recurso entre el Responsable del tratamiento y el Encargado del tratamiento se rige por las leyes nacionales de transposición.
(1) Las modificaciones y complementos de este contrato requieren forma de texto. Esto se aplica también a la modificación de esta cláusula de forma escrita.
(2) Si disposiciones individuales de este contrato fueran nulas o inejecutables, ello no afectará a la validez de las restantes disposiciones. Las partes se comprometen a sustituir la disposición nula por una válida que se aproxime lo más posible al propósito económico de la disposición nula (cláusula de salvaguardia).
(3) Este contrato se rige por el derecho de la República Federal de Alemania, con exclusión del derecho de compraventa de la ONU (CISG).
(4) El fuero para todas las controversias derivadas o relacionadas con este contrato es Mettmann, en la medida en que sea legalmente admisible.
(5) Este contrato se celebra en forma de texto (correo electrónico, PDF o firma electrónica).
Encargado del tratamiento: flowgeist Titular: Ralf Carsjens Eidamshauser Straße 13 40822 Mettmann Alemania Correo electrónico: info@flowgeist.de Protección de datos: datenschutz@flowgeist.de
Responsable del tratamiento: [Campos libres – a cumplimentar por el titular de la guardería]
La descripción detallada de las medidas técnicas y organizativas (TOMs) conforme al Art. 32 RGPD se incluye en el documento TOMs separado para flowgeist KITA. Las medidas descritas en él forman parte de este AVV y son cumplidas por el Encargado del tratamiento.
Las medidas incluyen en particular:
| Versión | Fecha | Cambios principales |
|---|---|---|
| 1.0 | 08.08.2026 | Versión inicial |
Lugar, fecha
Responsable del tratamiento (titular de la guardería)
Encargado del tratamiento (flowgeist, Ralf Carsjens)
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