v1.0 · 08.08.2026
Stand: 08.08.2026 Geltungsbereich: DSGVO Art. 13, 14 Verantwortlicher: flowgeist
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) ist:
flowgeist Inhaber: Ralf Carsjens Eidamshauser Straße 13 40822 Mettmann Deutschland
Datenschutzbeauftragter: Gemäß Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG ist derzeit kein Datenschutzbeauftragter bestellt, da die Voraussetzungen nach § 38 Abs. 1 BDSG nicht erfüllt sind. Ansprechpartner für Datenschutzfragen: datenschutz@flowgeist.de (interim).
Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung der flowgeist TOOL Plattform (Werkzeugverwaltung). flowgeist TOOL ist eine Multi-Tenant SaaS-Plattform zur Verwaltung von Spezialwerkzeugen und Equipment, die Inventarisierung, Ausleih- und Rückgabeverwaltung, Wartungs- und Kalibrierungsmanagement, Benutzer- und Rollenverwaltung sowie Reporting und Analytics umfasst.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unter Beachtung der Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Diese Datenschutzerklärung gilt ausschließlich für die Verarbeitung von Daten im Rahmen der Nutzung der flowgeist TOOL Plattform.
Im Rahmen der Bereitstellung und Nutzung von flowgeist TOOL verarbeiten wir die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:
| Kategorie | Beschreibung | Beispiele |
|---|---|---|
| Stammdaten | Angaben zur Identität und zum Unternehmen | Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Firmenname, Anschrift |
| Zugangsdaten | Daten zur Authentifizierung | Passwort-Hash (Argon2id), MFA/TOTP-Secret |
| Werkzeug-Nutzungsdaten | Daten zur Nutzung der Plattformfunktionen | Wer hat welches Werkzeug ausgeliehen, Ausleih- und Rückgabezeitpunkte |
| Audit-Daten | Protokollierung von Systemzugriffen | Login-Zeiten, durchgeführte Aktionen, IP-Adresse |
| Rechnungsdaten | Daten zur Abrechnung | Stripe Customer ID, Rechnungsbetrag, Rechnungsdatum |
| Support-Daten | Daten im Rahmen der Supportabwicklung | Support-Anfragen, Kommunikationsverlauf |
Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:
Ihre personenbezogenen Daten werden an folgende Empfänger weitergegeben:
| Empfänger | Standort | Zweck | Drittstaatenbezug |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Deutschland (Falkenstein) | Hosting, Datenbank (PostgreSQL 16), Backup | Keine Drittstaaten |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Irland / USA (Konzernmutter) | Zahlungsabwicklung | EU-US Data Privacy Framework + SCC |
Hetzner Online GmbH: Als Hosting-Anbieter verarbeitet Hetzner Online GmbH personenbezogene Daten in Deutschland (Falkenstein). Eine Übermittlung in Drittstaaten findet nicht statt. Hetzner agiert als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.
Stripe Payments Europe, Ltd.: Die Zahlungsabwicklung erfolgt über Stripe Payments Europe, Ltd. mit Sitz in Irland. Stripe verarbeitet Zahlungsdaten als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Die Konzernmutter von Stripe (Stripe, Inc.) hat ihren Sitz in den USA. Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Frameworks sowie ergänzender Standardvertragsklauseln (SCC). flowgeist speichert keine vollständigen Kreditkartendaten.
Die primäre Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt in Deutschland. Die Server von Hetzner Online GmbH stehen in Falkenstein (Deutschland). Eine Übermittlung in Drittstaaten findet insoweit nicht statt.
Im Rahmen der Zahlungsabwicklung erfolgt eine Datenübermittlung an Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland) sowie an die US-Konzernmutter Stripe, Inc. (USA). Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Frameworks, unter dem Stripe, Inc. als zertifiziertes Unternehmen registriert ist. Ergänzend werden Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO vereinbart. Weitere Informationen zum EU-US Data Privacy Framework und den Standardvertragsklauseln können Sie unter https://www.dataprivacyframework.eu sowie https://stripe.com/de/privacy einsehen.
Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist, oder soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Nach Wegfall des Zwecks werden die Daten gelöscht oder pseudonymisiert.
| Datenkategorie | Speicherdauer | Begründung |
|---|---|---|
| Stammdaten | 30 Tage nach Kündigung | Abwicklungs- und Beweiszwecke |
| Werkzeug-Nutzungsdaten | 30 Tage nach Kündigung | Abwicklungs- und Beweiszwecke |
| Audit-Logs | 3 Jahre | Sicherheit, Missbrauchserkennung, gesetzliche Aufbewahrungspflichten |
| Stripe-Webhook-Logs (PII) | 30 Tage, danach Pseudonymisierung | Zahlungsabwicklung, Fehlersuche |
| Rechnungen | 10 Jahre | Gesetzliche Aufbewahrungspflicht (§ 147 AO, § 14b UStG) |
Als von der Datenverarbeitung Betroffener stehen Ihnen unter den gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte zu:
Sie haben das Recht, von uns Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Verarbeitungszwecke, die Kategorien der verarbeiteten Daten, die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, die geplante Speicherdauer und die Ihnen zustehenden Rechte zu verlangen.
Sie haben das Recht, die unverzügliche Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Sie können zudem die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
Sie haben das Recht, von uns die unverzügliche Löschung Sie betreffender personenbezogener Daten zu verlangen, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen erfüllt ist.
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und Sie haben das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln.
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Im Falle des Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Zur Ausübung Ihrer oben genannten Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden:
Wir werden Ihre Anfrage unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats nach Eingang bearbeiten und Ihnen Auskunft erteilen. Sofern die Bearbeitung länger dauert, werden wir Sie innerhalb eines Monats nach Eingang Ihrer Anfrage über die Gründe und die voraussichtliche Dauer informieren.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Wir setzen keine Verfahren ein, die automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich weitreichender Beurteilung für Sie zur Folge haben. Die Plattform nutzt keine externen KI-Dienste.
Die flowgeist TOOL Plattform verwendet ausschließlich technische Cookies, die für den Betrieb der Plattform und die Authentifizierung (Session- und Authentifizierungs-Cookies) erforderlich sind. Diese Cookies sind notwendig, um Ihnen die Nutzung der Plattform zu ermöglichen und die Sicherheit Ihrer Sitzung zu gewährleisten.
Wir verwenden keine Analytics-Cookies, kein Tracking, keine Werbe-Cookies und keine Third-Party-Cookies. Es findet kein Profiling statt.
Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten setzen wir folgende technische und organisatorische Maßnahmen ein:
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistung oder neuer Funktionen der Plattform abzubilden. Die jeweils aktuelle Version ist auf der Website unter https://flowgeist-tool.de abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen, die die Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten betreffen, werden wir Sie rechtzeitig informieren.
Bei Fragen zum Datenschutz, zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte wenden Sie sich bitte an:
flowgeist Inhaber: Ralf Carsjens Eidamshauser Straße 13 40822 Mettmann Deutschland
Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW) Postfach 20 04 44 40102 Düsseldorf Deutschland
| Version | Datum | Wesentliche Änderungen |
|---|---|---|
| 1.0 | 08.08.2026 | Erstfassung für flowgeist TOOL |
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