v1.0 · 08.08.2026
Stand: 08.08.2026 Geltungsbereich: DSGVO Art. 13, 14, Art. 9 DSGVO Verantwortlicher: flowgeist
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) ist:
flowgeist Inhaber: Ralf Carsjens Eidamshauser Straße 13 40822 Mettmann Deutschland
E-Mail: info@flowgeist.de Web: https://flowgeist-kita.de
Datenschutzbeauftragter: Gemäß Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG ist derzeit kein Datenschutzbeauftragter bestellt, da die Voraussetzungen nach § 38 Abs. 1 BDSG (in der Regel mehr als 20 Personen mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt) nicht erfüllt sind. Ansprechpartner für Datenschutzfragen: datenschutz@flowgeist.de (interim).
Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die flowgeist KITA Plattform. Die Plattform dient der Verwaltung von Kinderdaten, der Elternkommunikation sowie der Organisation von Kindertagesstätten. Besonderes Gewicht liegt auf der Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO, insbesondere Gesundheitsdaten und Daten über Kinder als schutzbedürftige Personen.
Die Datenschutzerklärung richtet sich sowohl an die Erziehungsberechtigten als auch an das Kita-Personal und die Administratoren der Plattform. Sofern Daten minderjähriger Personen betroffen sind, werden die Rechte der betroffenen Kinder durch ihre Erziehungsberechtigten wahrgenommen.
Die flowgeist KITA Plattform verarbeitet besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO. Diese umfassen insbesondere:
Die Verarbeitung dieser besonderen Kategorien personenbezogener Daten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen gemäß Art. 9 Abs. 2 DSGVO:
Die Einholung und Dokumentation der Einwilligungen obliegt dem jeweiligen Kita-Träger als Verantwortlichem. flowgeist als Auftragsverarbeiter verarbeitet diese Daten ausschließlich auf Weisung des Verantwortlichen.
Die Plattform verarbeitet folgende Kategorien personenbezogener Daten:
| Datenkategorie | Beschreibung | Betroffene Personen |
|---|---|---|
| Stammdaten Kinder | Name, Vorname, Geburtsdatum, Adresse, Geschlecht | Kinder |
| Stammdaten Eltern/Erziehungsberechtigte | Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse | Erziehungsberechtigte |
| Gesundheitsdaten | Allergien, Medikamentenpläne, chronische Krankheiten, Notfallmedikation | Kinder (Art. 9 DSGVO) |
| Anwesenheitsdaten | Anwesenheits- und Abwesenheitszeiten, Bring- und Abholzeiten | Kinder |
| Dokumente | Betreuungsverträge, Medikamentenpläne, Einwilligungserklärungen | Kinder, Erziehungsberechtigte |
| Personaldaten | Name, Qualifikation, Arbeitszeiten, Fortbildungen | Kita-Personal |
| Zugangsdaten | Passwort-Hash (Argon2id), MFA/TOTP-Secret, E-Mail-Adresse | Alle Nutzer |
Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient folgenden Zwecken:
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:
Empfänger personenbezogener Daten sind:
| Empfänger | Standort | Funktion | Drittstaat |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Falkenstein, Deutschland | Hosting, Datenbank, Backup | Keine |
Es werden keine weiteren Empfänger eingesetzt. Insbesondere werden keine externen Analyse- oder Tracking-Dienste, keine Social-Media-Plugins und keine externen Zahlungsanbieter verwendet. Redis wird als In-Memory-Cache lokal auf dem Server betrieben und stellt keinen externen Empfänger dar.
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums (Drittstaaten) findet nicht statt. Sämtliche Verarbeitungsvorgänge einschließlich Hosting, Datenbank und Backup erfolgen in Deutschland (Hetzner Online GmbH, Rechenzentrum Falkenstein).
Die Speicherdauer richtet sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und den vertraglichen Anforderungen. Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden die Daten gelöscht, sofern keine anderweitigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
| Datenkategorie | Speicherdauer |
|---|---|
| Kinder-Stammdaten | Nach Betreuungsende + gesetzliche Aufbewahrungsfrist (insb. nach KitaG NRW), anschließend Löschung |
| Gesundheitsdaten | Nach Betreuungsende + gesetzliche Aufbewahrungsfrist, anschließend Löschung |
| Anwesenheitsdaten | Laufendes Kita-Jahr + vergangenes Kita-Jahr, anschließend Löschung |
| Personaldaten | 30 Tage nach Ausscheiden des Mitarbeiters, sofern keine längeren gesetzlichen Fristen bestehen |
| Audit-Logs | 3 Jahre ab Entstehung, anschließend Löschung |
| Dokumente | Nach gesetzlicher Aufbewahrungspflicht (insb. Betreuungsverträge, Medikamentenpläne) |
Als von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person stehen Ihnen nach der DSGVO folgende Rechte zu:
10.1 Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO) Sie haben das Recht, von dem Verantwortlichen Auskunft darüber zu verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, verarbeitet werden. Ist dies der Fall, haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie auf die in Art. 15 Abs. 1 DSGVO im Einzelnen aufgeführten Informationen.
10.2 Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) Sie haben das Recht, die unverzügliche Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Ferner haben Sie das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
10.3 Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) Sie haben das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 Abs. 2 DSGVO genannten Gründe zutrifft und die Verarbeitung nicht zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
10.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) Sie haben das Recht, von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 Abs. 1 DSGVO genannten Voraussetzungen gegeben ist.
10.5 Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und Sie haben das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln.
10.6 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
10.7 Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO) Sie haben das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Hinweis bei Kinderdaten: Sofern die Rechte minderjähriger Personen betroffen sind, werden die Anträge durch die Erziehungsberechtigten gestellt. Die Identitätsprüfung erfolgt entsprechend den geltenden Verfahren.
Zur Ausübung Ihrer oben genannten Rechte können Sie sich jederzeit an den Verantwortlichen wenden:
Ihr Anliegen wird gemäß Art. 12 Abs. 3 DSGVO spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang bearbeitet. Sofern die Bearbeitung länger dauert, werden Sie innerhalb eines Monats über die Gründe und die voraussichtliche Dauer informiert.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Es werden keine profilingbasierten automatisierten Verfahren eingesetzt, die rechtliche Wirkungen gegenüber betroffenen Personen entfalten oder diese in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.
Die flowgeist KITA Plattform verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Plattform und die Aufrechterhaltung der Sitzung (Session) sowie die Authentifizierung erforderlich sind. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Es werden keine Analyse-Cookies, keine Tracking-Cookies, keine Marketing-Cookies und keine Cookies Dritter eingesetzt. Eine Weitergabe von Cookie-Daten an Dritte findet nicht statt.
Zum Schutz Ihrer personenbezogener Daten werden folgende technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) gemäß Art. 32 DSGVO eingesetzt:
Der Verantwortliche behält sich vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder Änderungen der Dienstleistung berücksichtigt. Die jeweils aktuelle Version ist auf der Website unter https://flowgeist-kita.de abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen, die die Verarbeitung personenbezogener Daten betreffen, werden die betroffenen Nutzer rechtzeitig informiert.
Bei Fragen zum Datenschutz, zur Verarbeitung personenbezogener Daten oder zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte wenden Sie sich bitte an:
flowgeist Inhaber: Ralf Carsjens Eidamshauser Straße 13 40822 Mettmann Deutschland
E-Mail: datenschutz@flowgeist.de
Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht, sich an eine Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu wenden. Zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW) Postfach 20 04 44 40102 Düsseldorf Web: https://www.ldi.nrw
| Version | Datum | Wesentliche Änderungen |
|---|---|---|
| 1.0 | 08.08.2026 | Erstfassung für flowgeist KITA |
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