v1.5.0 · 08.08.2026
Stand: 08.08.2026
Version: 1.5.0
(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Geschäftsbeziehungen zwischen flowgeist, Inhaber Ralf Carsjens (nachfolgend “flowgeist” oder “Anbieter”) und seinen Kunden (nachfolgend “Kunde”) in ihrer jeweils zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses gültigen Fassung.
(2) flowgeist erbringt seine Leistungen gegenüber Unternehmern im Sinne von § 14 BGB sowie gegenüber Verbrauchern im Sinne von § 13 BGB, soweit die jeweiligen Produktbedingungen dies vorsehen. Unternehmer ist eine natürliche oder juristische Person oder eine rechtsfähige Personengesellschaft, die bei Abschluss eines Rechtsgeschäfts in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handelt.
(3) Diese AGB gelten für alle Verträge über die Nutzung der flowgeist-Produkte und Plattformen. Der konkrete Leistungsumfang richtet sich nach dem jeweiligen Produkt (flowgeist ZERO, flowgeist KITA, flowgeist TOOL, flowgeist FOOD, CombiJornada) und dem gewählten Tarif. Bei individuellen Vereinbarungen geht die Produktbeschreibung im Angebot vor.
(4) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsinhalt, es sei denn, flowgeist stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in TextForm zu.
(5) Diese AGB gelten auch für zukünftige Geschäftsbeziehungen, soweit nichts anderes vereinbart wird.
(6) Im Falle von Widersprüchen zwischen den Vertragsbestandteilen gilt folgende Rangfolge, wobei zwingende gesetzliche Vorgaben (insbesondere Art. 28 DSGVO für die AVV) unberührt bleiben:
(1) Angebote von flowgeist sind freibleibend und unverbindlich, es sei denn, flowgeist teilt gegenteiliges mit.
(2) Der Kunde kann über die Website des jeweiligen Produkts ein Testkonto anlegen. Der Test-Zugang ist zeitlich begrenzt und kostenfrei; der Testzeitraum wird bei Nutzung angezeigt. Im Anschluss an die Testphase kann der Kunde ein kostenpflichtiges Abo buchen. flowgeist behält den Test-Tenant für den Kunden vor, um ein nahtloses Upgrade in den Produktivbetrieb zu ermöglichen. Entscheidet sich der Kunde nicht innerhalb einer angemessenen Frist von 30 Tagen nach Testende für ein kostenpflichtiges Abo, werden die Daten DSGVO-konform gelöscht.
(3) Der Antrag auf Abschluss eines Vertrags erfolgt durch Klick auf den Button “Angebot anfordern” auf der Website. flowgeist sendet dem Kunden ein Angebot per E-Mail unter Angabe einer Angebotsnummer, das die Produktbeschreibung, diese AGB und ggf. eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) enthält. Der Kunde nimmt das Angebot durch Erklärung in TextForm (E-Mail oder Brief) an. Mit der Annahme des Angebots erklärt der Kunde zugleich seine Zustimmung zu diesen AGB und zu der ggf. beigefügten AVV. Der Vertrag kommt mit Eingang der Annahmeerklärung bei flowgeist zustande.
(4) Die Preise für die Subscription-Tarife und Pay-per-Use-Dienste ergeben sich aus dem zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses gültigen Preisblatt auf der Website.
(5) flowgeist ist zu einer angemessenen Erhöhung der Preise für Subscription-Tarife berechtigt, wenn sich die für die Leistungserbringung anfallenden Gesamtkosten ausschließlich aufgrund folgender Faktoren nachweislich erhöht haben: Kosten für Server-Infrastruktur und Hosting, Energiekosten, Software-Lizenzkosten von Drittanbietern sowie Personalkosten für Support und Entwicklung. Eine Preiserhöhung wird dem Kunden mindestens drei (3) Monate vor ihrem Inkrafttreten in TextForm mitgeteilt und darf maximal einmal pro Kalenderjahr erfolgen. Dem Kunden steht bei jeder Preiserhöhung das Recht zu, den Vertrag mit einer Frist von einem (1) Monat zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Erhöhung in TextForm zu kündigen.
(1) flowgeist stellt dem Kunden die jeweilige Plattform über das Internet zur zeitlich begrenzten Nutzung gegen Vergütung bereit. Die Bereitstellung erfolgt als Software-as-a-Service (SaaS); auf das Vertragsverhältnis finden ergänzend die mietvertraglichen Vorschriften der §§ 535 ff. BGB Anwendung, soweit nicht in diesen AGB Abweichendes geregelt ist.
(2) flowgeist gewährleistet eine monatliche Verfügbarkeit der Plattform von 99 % im Kalendermonat (SLA). Ausgenommen sind geplante Wartungsarbeiten, die flowgeist dem Kunden mindestens 48 Stunden vorab ankündigt, sowie Störungen durch höhere Gewalt (§ 11). Bei Unterschreitung des SLA gewährt flowgeist dem Kunden eine Servicegutschrift in Höhe von 5 % der monatlichen Vergütung bei einer Verfügbarkeit von 98–99 %, 10 % bei 95–98 % und 20 % bei unter 95 %.
(3) Der Kunde erhält das nicht ausschließliche, nicht übertragbare Recht, die Plattform im Rahmen des vereinbarten Leistungsumfangs zu nutzen.
(4) flowgeist behält sich vor, die Plattform durch Bugfixes, Sicherheitsupdates und unwesentliche Funktionsergänzungen ohne gesonderte Mitteilung weiterzuentwickeln, soweit dies dem Kunden zumutbar ist. Wesentliche Änderungen bedürfen der Zustimmung des Kunden oder berechtigen ihn zur Kündigung gemäß § 14 Abs. 2.
(1) Die Vergütung für kostenpflichtige Subscription-Tarife wird monatlich im Voraus fällig.
(2) Pay-per-Use-Dienste werden nach Verbrauch abgerechnet. Die Abrechnung erfolgt monatlich nachträglich.
(3) Alle Preise verstehen sich in Euro. Soweit gesetzlich Umsatzsteuer anfällt, wird diese gesondert ausgewiesen.
(4) Zahlungen sind ohne Abzug fällig innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungserhalt.
(5) Bei Zahlungsverzug ist flowgeist berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz gemäß § 288 Abs. 2 BGB sowie die gesetzliche Verzugspauschale gemäß § 288 Abs. 5 BGB in Höhe von 40 Euro geltend zu machen.
(6) flowgeist ist berechtigt, bei Zahlungsverzug die Leistungserbringung einzustellen, nachdem der Kunde nach erfolgloser Mahnung mit einer Frist von 14 Tagen in Verzug gesetzt wurde.
(7) Ein Zurückbehaltungsrecht steht dem Kunden nur zu, wenn sein Gegenanspruch auf demselben Vertragsverhältnis beruht und rechtskräftig festgestellt oder unstreitig ist.
(8) Suspendierung bei Zahlungsverzug: Gelingt die Abbuchung der Vergütung per SEPA-Lastschrift nach zwei aufeinanderfolgenden Versuchen aus Gründen, die der Kunde zu vertreten hat, nicht, ist flowgeist berechtigt, den Zugang zur Software nach vorheriger Ankündigung mit einer Frist von sieben (7) Tagen vorübergehend zu deaktivieren.
(9) Vergütung und Abrechnung (Pro-Rata-Modell): Die Abrechnung erfolgt kalendermonatlich im Voraus. Erfolgt der Vertragsbeginn im Laufe eines Kalendermonats, wird die Vergütung für diesen ersten Monat zeitanteilig pro rata temporis berechnet.
(1) Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Er kann von beiden Parteien mit einer Frist von einem Monat in TextForm gekündigt werden.
(2) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
(3) Kündigungen bedürfen der TextForm (z.B. E-Mail). Die Kündigung muss an die im Impressum angegebene Kontaktadresse gerichtet werden.
(4) Bei Beendigung des Vertragsverhältnisses hat der Kunde Anspruch auf Auskunft über seine gespeicherten Daten und auf Herausgabe in einem gängigen, maschinenlesbaren Format (CSV, JSON). Der Kunde ist verpflichtet, eine entsprechende Export-Anforderung innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsbeendigung in TextForm geltend zu machen. Nach Ablauf von weiteren 30 Tagen ist flowgeist berechtigt, die Kundendaten DSGVO-konform zu löschen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
(1) Der Kunde ist verpflichtet, die Plattform nur im Rahmen des vereinbarten Leistungsumfangs und nach den geltenden Gesetzen zu nutzen. Insbesondere ist dem Kunden untersagt:
(2) Der Kunde ist für die Sicherheit seiner Zugangsdaten verantwortlich.
(3) Der Kunde stellt flowgeist von allen Ansprüchen frei, die Dritte gegen flowgeist geltend machen, weil der Kunde gegen seine Pflichten aus § 6 Abs. 1 verstoßen hat.
(1) flowgeist stellt die Plattform in der zum jeweiligen Zeitpunkt aktuellen, vertragsgemäßen Version zur Nutzung bereit.
(2) Die verschuldensunabhängige Haftung von flowgeist für anfängliche Mängel gemäß § 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB ist ausgeschlossen. Dieser Ausschluss gilt nicht für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, für Garantieverletzungen sowie für vorsätzliche oder grob fahrlässige Pflichtverletzungen.
(3) Mängel sind unverzüglich nach Entdeckung in TextForm zu melden.
(4) flowgeist ist nach eigener Wahl zur Nacherfüllung durch Mangelbeseitigung oder Bereitstellung einer mangelfreien Leistung berechtigt.
(5) Ansprüche des Kunden wegen Mängeln verjähren in zwölf (12) Monaten ab dem gesetzlichen Verjährungsbeginn. Diese Verjährungsverkürzung gilt nicht für Schadensersatzansprüche aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, Garantieverletzungen, Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit sowie der schuldhaften Verletzung wesentlicher Vertragspflichten.
(1) flowgeist haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, für Garantieverletzungen sowie für vorsätzliche oder grob fahrlässige Pflichtverletzungen.
(2) Bei leichter Fahrlässigkeit haftet flowgeist nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht), begrenzt auf den bei Vertragsschluss typischerweise vorhersehbaren Schaden.
(3) Die Haftung nach Abs. 2 sowie die Haftung für grobe Fahrlässigkeit einfacher Erfüllungsgehilfen ist je Schadensfall auf die im jeweils vorangegangenen Vertragsjahr tatsächlich vom Kunden gezahlte Subscription-Vergütung, höchstens jedoch auf 12.000 EUR begrenzt.
(4) Die Haftung für Datenverlust ist auf den Aufwand begrenzt, der für die Wiederherstellung der Daten bei einer vom Kunden zumutbar durchgeführten regelmäßigen Datensicherung erforderlich gewesen wäre.
(5) Die Haftung für indirekte Schäden, insbesondere Folgeschäden und entgangenen Gewinn, ist außerhalb der Fälle des Abs. 1 sowie der Verletzung von Kardinalpflichten ausgeschlossen.
(6) Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen von flowgeist.
(1) flowgeist verarbeitet personenbezogene Daten des Kunden im Rahmen der Vertragsdurchführung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der DSGVO und dem BDSG.
(2) Die detaillierte Datenschutzerklärung des jeweiligen Produkts findet sich unter legal.flowgeist.de/{sprache}/datenschutz/{produkt}.
(3) Sofern flowgeist im Rahmen der Leistungserbringung personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Der AVV ist unter legal.flowgeist.de/{sprache}/avv/{produkt} abrufbar.
(1) Die Parteien verpflichten sich, alle ihnen im Rahmen der Geschäftsbeziehung zugänglich werdenden vertraulichen Informationen für die Dauer von fünf (5) Jahren nach Beendigung des Vertrages geheim zu halten. Geschäftsgeheimnisse im Sinne des Geschäftsgeheimnisgesetzes (GeschGehG) sind zeitlich unbegrenzt geheim zu halten.
(2) Die Geheimhaltungspflicht gilt nicht für Informationen, die dem Empfänger nachweislich bereits bekannt waren, öffentlich bekannt sind, rechtmäßig von einem Dritten erlangt wurden oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtung offenzulegen sind.
(1) flowgeist ist von der Leistungspflicht befreit, soweit die Erfüllung durch unvorhersehbare und von flowgeist nicht zu vertretende Umstände unzumutbar erschwert oder vorübergehend unmöglich gemacht wird.
(2) flowgeist ist berechtigt, nach Ablauf einer angemessenen Frist von dem Vertrag zurückzutreten, wenn ein solches Hindernis mehr als vier Monate andauert.
(1) Alle von flowgeist erstellten Inhalte stehen im Eigentum von flowgeist oder seiner Lizenzgeber.
(2) Der Kunde erhält das nicht ausschließliche, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht, die Plattform während der Vertragslaufzeit im Rahmen des vereinbarten Leistungsumfangs zu nutzen.
(3) Der Kunde behält das Eigentum sowie alle Rechte an den von ihm eingegebenen Daten. Dem Kunden wird im Einklang mit der Verordnung (EU) 2023/2854 (EU Data Act) jederzeit das Recht eingeräumt, auf die erzeugten Daten zuzugreifen und zu exportieren.
(1) flowgeist stellt dem Kunden Support über ein Ticket-System zur Verfügung.
(2) Der Support umfasst die Behebung technischer Probleme und die Beantwortung von Nutzungsfragen. Nicht Bestandteil des Supports sind individuelle Schulungen, rechtliche Beratungsleistungen oder individuelle Anpassungen.
(1) flowgeist behält sich vor, diese AGB mit einer Frist von 6 Wochen vor Inkrafttreten zu ändern. Die Änderungen werden dem Kunden in TextForm mitgeteilt. Das einseitige Änderungsrecht beschränkt sich auf unwesentliche Änderungen.
(2) Ist der Kunde mit den Änderungen nicht einverstanden, kann er den Vertrag mit einer Frist von einem Monat zum Zeitpunkt des Inkrafttretens kündigen.
(3) Wesentliche Änderungen bedürfen der ausdrücklichen Zustimmung des Kunden.
(1) Die Übertragung von Rechten und Pflichten des Kunden auf Dritte ist nur mit vorheriger Zustimmung von flowgeist in TextForm möglich.
(2) Für die Rechtsbeziehungen gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des CISG. Für Kunden mit Sitz in Spanien gilt ergänzend das anwendbare spanische Recht, soweit zwingende Verbraucherschutzvorschriften dies verlangen.
(3) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus der Geschäftsbeziehung ist Mettmann, soweit gesetzlich zulässig.
(4) Erfüllungsort für sämtliche Leistungen von flowgeist ist der Sitz von flowgeist in Mettmann.
(5) Die Vertragssprache ist deutsch. Für Kunden in Spanien kann die Vertragssprache auf Spanisch vereinbart werden.
(6) Sollte eine Bestimmung dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein, wird dadurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt.
flowgeist
Inhaber: Ralf Carsjens
Eidamshauser Straße 13
40822 Mettmann
Deutschland
Kontakt:
E-Mail: info@flowgeist.de
Telefon: +49 155 109 251 22
| Version | Datum | Wesentliche Änderungen |
|---|---|---|
| 1.0 | 28.05.2026 | Erstfassung |
| 1.4.1 | 25.06.2026 | Fachanwaltliche Prüfung umgesetzt |
| 1.5.0 | 08.08.2026 | Modularisierung für zentrale Legal-Seite, Geltungsbereich auf alle Produkte erweitert, produktspezifische Bestimmungen ausgelagert |
Stand: 08.08.2026 Version: 1.0
flowgeist KITA ist eine Kita-Verwaltungsplattform zur Verwaltung von Kinderdaten, Elternkommunikation und Kita-Organisation. Die Plattform umfasst:
(1) Die Plattform wird als SaaS-Lösung angeboten. Der konkrete Leistungsumfang und die Preise ergeben sich aus der Produktbeschreibung auf der Website.
(2) Es gibt keine Pay-per-Use-Dienste.
(1) Die Plattform verarbeitet besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO, insbesondere Gesundheitsdaten (z.B. Medikamentenpläne, Allergien, chronische Erkrankungen von Kindern) und Daten über Kinder als schutzbedürftige Personen.
(2) Der Kunde (Kita-Träger) als Verantwortlicher stellt sicher, dass die Verarbeitung dieser Daten auf einer gültigen Rechtsgrundlage gemäß Art. 9 Abs. 2 DSGVO beruht, insbesondere:
(3) Der Kunde verpflichtet sich, vor der Eingabe von Gesundheitsdaten die entsprechende Einwilligung der Erziehungsberechtigten einzuholen und zu dokumentieren.
(1) Kinderdaten: Die Plattform ist für die Verarbeitung von Daten minderjähriger Personen konzipiert. Der Kunde stellt sicher, dass alle erforderlichen Einwilligungen der Erziehungsberechtigten vorliegen.
(2) Keine Zahlungsfunktion: Die Plattform verfügt über keine integrierte Zahlungsfunktion. Eventuelle Gebühren für Kita-Betreuung werden außerhalb der Plattform abgewickelt.
(3) Keine externen Dienste: Die Plattform nutzt keine externen Auftragsverarbeiter außer Hetzner Online GmbH (Hosting) und Redis (In-Memory-Cache, lokal auf dem Server).
(1) Kinderdaten werden gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (insbesondere nach KitaG NRW) aufbewahrt. Nach Beendigung der Betreuung werden die Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht.
(2) Der Kunde ist für die Einhaltung der länderspezifischen Kita-Gesetze verantwortlich.
| Version | Datum | Wesentliche Änderungen |
|---|---|---|
| 1.0 | 08.08.2026 | Erstfassung als produktspezifisches AGB-Modul |
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